инвентаризация

инвентаризация

    Приложение
    к приказу от 29.12. 2018 № 316

     

    Порядок проведения инвентаризации активов и обязательств

     

    Настоящий Порядок разработан в соответствии со следующими документами:

    – Законом от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»;
    – Федеральным стандартом «Концептуальные основы бухгалтерского учета и отчетности организаций государственного сектора», утвержденным приказом Минфина от 31.12.2016 № 256н;

    – Федеральным стандартом «Доходы», утвержденным приказом Минфина от 27.02.2018 № 32н;

    – Федеральным стандартом «Учетная политика, оценочные значения и ошибки», утвержденным приказом Минфина от 30.12.2017 № 274н;
    – указанием ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами»;
    – Методическими указаниями по первичным документам и регистрам, утвержденными приказом Минфина от 30.03.2015 № 52н;
    – Правилами учета и хранения драгоценных металлов, камней и изделий, утвержденными постановлением Правительства от 28.09.2000 № 731.

     

    1. Общие положения

     

    1.1. Настоящий Порядок устанавливает правила проведения инвентаризации имущества, финансовых активов и обязательств учреждения, в том числе на забалансовых счетах, сроки ее проведения, перечень активов и обязательств, проверяемых при проведении инвентаризации.

     

    1.2. Инвентаризации подлежит все имущество учреждения независимо от его местонахождения и все виды финансовых активов и обязательств учреждения. Также инвентаризации подлежит имущество, находящееся на ответственном хранении учреждения.

    Инвентаризацию имущества, переданного в аренду (безвозмездное пользование), проводит арендатор (ссудополучатель).

    Инвентаризация имущества производится по его местонахождению и в разрезе ответственных (материально ответственных) лиц, далее – ответственные лица.

     

    1.3. Основными целями инвентаризации являются:

    • выявление фактического наличия имущества, как собственного, так и не принадлежащего учреждению, но числящегося в бухгалтерском учете;
    • сопоставление фактического наличия с данными бухгалтерского учета;
    • проверка полноты отражения в учете имущества, финансовых активов и обязательств (выявление неучтенных объектов, недостач);
    • документальное подтверждение наличия имущества, финансовых активов и обязательств;
    • определение фактического состояния имущества и его оценка;
    • проверка соблюдения правил содержания и эксплуатации основных средств, использования нематериальных активов, а также правил и условий хранения материальных запасов, денежных средств;
    • выявление признаков обесценения активов;
    • выявление дебиторской задолженности, безнадежной к взысканию и сомнительной;
    • выявление кредиторской задолженности, не востребованной кредиторами;

     

    1.4. Проведение инвентаризации обязательно:

    • при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже;
    • перед составлением годовой отчетности (кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года);
    • при смене ответственных лиц;
    • при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества (немедленно по установлении таких фактов);
    • в случае стихийного бедствия, пожара и других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями (сразу же по окончании пожара или стихийного бедствия);
    • при реорганизации, изменении типа учреждения или ликвидации учреждения;
    • в других случаях, предусмотренных действующим законодательством.

    При коллективной или бригадной материальной ответственности инвентаризацию необходимо проводить:

    • при смене руководителя коллектива или бригадира;
    • при выбытии из коллектива или бригады более 50 процентов работников;
    • по требованию одного или нескольких членов коллектива или бригады.

     

    2. Общий порядок и сроки проведения инвентаризации

     

    2.1. Для проведения инвентаризации в учреждении создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия.

    При большом объеме работ для одновременного проведения инвентаризации имущества создаются рабочие инвентаризационные комиссии. Персональный состав постоянно действующих и рабочих инвентаризационных комиссий утверждает руководитель учреждения.

    В состав инвентаризационной комиссии включают представителей администрации учреждения, сотрудников бухгалтерии, других специалистов.

     

    2.2. Инвентаризации подлежит имущество учреждения, вложения в него на счете 106.00 «Вложения в нефинансовые активы», а также следующие финансовые активы, обязательства и финансовые результаты:
    – денежные средства – счет Х.201.00.000;
    – расчеты по доходам – счет Х.205.00.000;
    – расчеты по выданным авансам – счет Х.206.00.000;
    – расчеты с подотчетными лицами – счет Х.208.00.000;
    – расчеты по ущербу имуществу и иным доходам – счет Х.209.00.000;
    – расчеты по принятым обязательствам – счет Х.302.00.000;
    – расчеты по платежам в бюджеты – счет Х.303.00.000;
    – прочие расчеты с кредиторами – счет Х.304.00.000;
    – расчеты с кредиторами по долговым обязательствам – счет Х.301.00.000;
    – доходы будущих периодов – счет Х.401.40.000;
    – расходы будущих периодов – счет Х.401.50.000;
    – резервы предстоящих расходов – счет Х.401.60.000.

     

    2.3. Сроки проведения плановых инвентаризаций установлены в Графике проведения инвентаризации.

    Кроме плановых инвентаризаций, учреждение может проводить внеплановые выборочные инвентаризации товарно-материальных ценностей. Внеплановые инвентаризации проводятся на основании приказа руководителя.

     

    2.4. До начала проверки фактического наличия имущества инвентаризационной комиссии надлежит получить приходные и расходные документы или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств, не сданные и не учтенные бухгалтерией на момент проведения инвентаризации.

    Председатель инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные документы, приложенные к реестрам (отчетам), с указанием «до инвентаризации на "___"» (дата). Это служит основанием для определения остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным.

     

    2.5. Ответственные лица дают расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие – списаны в расход. Аналогичные расписки дают сотрудники, имеющие подотчетные суммы на приобретение или доверенности на получение имущества.

     

    2.6. Фактическое наличие имущества при инвентаризации определяют путем обязательного подсчета, взвешивания, обмера.

     

    2.7. Проверка фактического наличия имущества производится при обязательном участии ответственных лиц.

     

    2.8. Для оформления инвентаризации комиссия применяет следующие формы, утвержденные приказом Минфина от 30.03.2015 № 52н:

    – инвентаризационная опись остатков на счетах учета денежных средств (ф. 0504082);
    – инвентаризационная опись (сличительная ведомость) бланков строгой отчетности и денежных документов (ф. 0504086);

    – Акт инвентаризации наличных денежных средств (ф. 0317013);                   
    – инвентаризационная опись (сличительная ведомость) по объектам нефинансовых активов (ф. 0504087). По объектам, переданным в аренду, безвозмездное пользование, а также полученным в аренду, безвозмездное пользование и по другим основаниям, составляются отдельные описи (ф. 0504087);
    – инвентаризационная опись наличных денежных средств (ф. 0504088);
    – инвентаризационная опись расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (ф. 0504089);
    – инвентаризационная опись расчетов по поступлениям (ф. 0504091);
    – ведомость расхождений по результатам инвентаризации (ф. 0504092);
    – акт о результатах инвентаризации (ф. 0504835);
    – инвентаризационная опись задолженности по кредитам, займам (ссудам) (ф. 0504083);
    – инвентаризационная опись ценных бумаг (ф. 0504081).

    Формы заполняют в порядке, установленном Методическими указаниями, утвержденными приказом Минфина от 30.03.2015 № 52н.

    Для результатов инвентаризации расходов будущих периодов применяется акт инвентаризации расходов будущих периодов № ИНВ-11 (ф. 0317012), утвержденный приказом Минфина от 13.06.1995 № 49.

     

    2.9. Инвентаризационная комиссия обеспечивает полноту и точность внесения в описи данных о фактических остатках основных средств, нематериальных активов, материальных запасов и другого имущества, денежных средств, финансовых активов и обязательств, правильность и своевременность оформления материалов инвентаризации. Также комиссия обеспечивает внесение в описи обнаруженных признаков обесценения актива.

     

    2.10. Если инвентаризация проводится в течение нескольких дней, то помещения, где хранятся материальные ценности, при уходе инвентаризационной комиссии должны быть опечатаны. Во время перерывов в работе инвентаризационных комиссий (в обеденный перерыв, в ночное время, по другим причинам) описи должны храниться в ящике (шкафу, сейфе) в закрытом помещении, где проводится инвентаризация.

     

    2.11. Если ответственные лица обнаружат после инвентаризации ошибки в описях, они должны немедленно (до открытия склада, кладовой, секции и т. п.) заявить об этом председателю инвентаризационной комиссии.

    Инвентаризационная комиссия осуществляет проверку указанных фактов и в случае их подтверждения производит исправление выявленных ошибок в установленном порядке.

     

     

    3. Особенности инвентаризации отдельных видов имущества, финансовых активов, обязательств и финансовых результатов

     

    3.1. Инвентаризация основных средств проводится один раз в год перед составлением годовой бухгалтерской отчетности. Исключение – объекты библиотечного фонда, сроки и порядок инвентаризации которых изложены в пункте 3.2 настоящего Положения.

    Инвентаризации подлежат основные средства на балансовых счетах 101.00 «Основные средства», на забалансовом счете 01 «Имущество, полученное в пользование».

    Основные средства, которые временно отсутствуют (находятся у подрядчика на ремонте, у сотрудников в командировке и т. д.), инвентаризируются по документам и регистрам до момента выбытия.

    Перед инвентаризацией комиссия проверяет:
    – есть ли инвентарные карточки, книги и описи на основные средства, как они заполнены;
    – состояние техпаспортов и других технических документов;
    – документы о государственной регистрации объектов;
    – документы на основные средства, которые приняли или сдали на хранение и в аренду.

    При отсутствии документов комиссия должна обеспечить их получение или оформление. При обнаружении расхождений и неточностей в регистрах бухгалтерского учета или технической документации следует внести соответствующие исправления и уточнения.

    В ходе инвентаризации комиссия проверяет:
    – фактическое наличие объектов основных средств, эксплуатируются ли они по назначению;
    – физическое состояние объектов основных средств: рабочее, поломка, износ, порча и т. д.

    Данные об эксплуатации и физическом состоянии комиссия указывает в инвентаризационной описи (ф. 0504087). Графы 8 и 9 инвентаризационной описи по НФА комиссия заполняет следующим образом.

    В графе 8 «Статус объекта учета» указываются коды статусов:

    – в эксплуатации;
     – требуется ремонт;
     – находится на консервации;
     – требуется модернизация;
     – требуется реконструкция;
     – не соответствует требованиям эксплуатации;
     – не введен в эксплуатацию.

     

    В графе 9 «Целевая функция актива» указываются коды функции:

    – продолжить эксплуатацию;

    – ремонт;

    – консервация;

    – модернизация, дооснащение (дооборудование);

    – реконструкция;

    – списание;

    – утилизация. 

     

    3.2. Инвентаризация библиотечных фондов проводится при смене руководителя библиотеки, а также в следующие сроки:
    – наиболее ценные фонды, хранящиеся в сейфах, – ежегодно;
    – редчайшие и ценные фонды – один раз в три года;
    – остальные фонды – один раз в пять лет.

    При инвентаризации библиотечного фонда комиссия проверяет книги путем подсчета, электронные документы – по количественным показателям и контрольным суммам.

     

    3.3. По незавершенному капстроительству на счете 106.11 «Вложения в основные средства – недвижимое имущество учреждения» комиссия проверяет:
    – нет ли в составе оборудования, которое передали на стройку, но не начали монтировать;
    – состояние и причины законсервированных и временно приостановленных объектов строительства.

    При проверке используется техническая документация, акты сдачи выполненных работ (этапов), журналы учета выполненных работ на объектах строительства и др.

    Результаты инвентаризации заносятся в инвентаризационную опись (ф. 0504087). В описи по каждому отдельному виду работ, конструктивным элементам и оборудованию комиссия указывает наименование объекта и объем выполненных работ. В графах 8 и 9 инвентаризационной описи по НФА комиссия указывает ход реализации вложений в соответствии с пунктом 75 Инструкции, утвержденной приказом Минфина от 25.03.2011 № 33н.

     

    3.4. При инвентаризации нематериальных активов комиссия проверяет:
    – есть ли свидетельства, патенты и лицензионные договоры, которые подтверждают исключительные права учреждения на активы;
    – учтены ли активы на балансе и нет ли ошибок в учете.

     

    Результаты инвентаризации заносятся в инвентаризационную опись (ф. 0504087).

    Графы 8 и 9 инвентаризационной описи по НФА комиссия заполняет следующим образом.

    В графе 8 «Статус объекта учета» указываются коды статусов:

    – в эксплуатации;

    – требуется модернизация;

    – не соответствует требованиям эксплуатации;

    – не введен в эксплуатацию.

    В графе 9 «Целевая функция актива» указываются коды функции:

    – продолжить эксплуатацию;

    – модернизация, дооснащение (дооборудование);

    – списание.

    3.5. Материальные запасы комиссия проверяет по каждому ответственному лицу и по местам хранения. При инвентаризации материальных запасов, которых нет в учреждении (в пути, отгруженные, не оплачены в срок, на складах других организаций), проверяется обоснованность сумм на соответствующих счетах бухучета.

    Отдельные инвентаризационные описи (ф. 0504087) составляются на материальные запасы, которые:
    – находятся в учреждении и распределены по ответственным лицам;
    – находятся в пути. По каждой отправке в описи указывается наименование, количество и стоимость, дата отгрузки, а также перечень и номера учетных документов;
    – отгружены и не оплачены вовремя покупателями. По каждой отгрузке в описи указывается наименование покупателя и материальных запасов, сумма, дата отгрузки, дата выписки и номер расчетного документа;
    – переданы в переработку. В описи указывается наименование перерабатывающей организации и материальных запасов, количество, фактическая стоимость по данным бухучета, дата передачи, номера и даты документов;
    – находятся на складах других организаций. В описи указывается наименование организации и материальных запасов, количество и стоимость.

     

    При инвентаризации ГСМ в описи (ф. 0504087) указываются:

    – остатки топлива в баках по каждому транспортному средству;
    – топливо, которое хранится в емкостях.

    Остаток топлива в баках измеряется такими способами:

    – специальными измерителями или мерками;
    – путем слива или заправки до полного бака;
    – по показаниям бортового компьютера или стрелочного индикатора уровня топлива.

     

    При инвентаризации продуктов питания комиссия:

    – пломбирует подсобные помещения, подвалы и другие места, где есть отдельные входы и выходы;
    – проверяет исправность весов и измерительных приборов и сроки их клеймения.

     

    Результаты инвентаризации комиссия отражает в инвентаризационной описи (ф. 0504087). Графы 8 и 9 инвентаризационной описи по НФА комиссия заполняет следующим образом.

    В графе 8 «Статус объекта учета» указываются коды статусов:

    – в запасе для использования;

    – в запасе для хранения;

    – ненадлежащего качества;

    – поврежден;

    – истек срок хранения.

    В графе 9 «Целевая функция актива» указываются коды функции:

    – использовать;

    – продолжить хранение;

    – списать;

    – отремонтировать.

    3.6. При инвентаризации денежных средств на лицевых и банковских счетах комиссия сверяет остатки на счетах 201.11, 201.21, 201.22, 201.26, 201.27 с выписками из лицевых и банковских счетов.

    Если в бухучете числятся остатки по средствам в пути (счета 201.13, 201.23), комиссия сверяет остатки с данными подтверждающих документов – банковскими квитанциями, квитанциями почтового отделения, копиями сопроводительных ведомостей на сдачу выручки инкассаторам, слипами (чеками платежных терминалов) и т. п.

     

    3.7. Проверку наличных денег в кассе комиссия начинает с операционных касс, в которых ведутся расчеты через контрольно-кассовую технику. Суммы наличных денег должны соответствовать данным книги кассира-операциониста, показателям на кассовой ленте и счетчиках кассового аппарата.

    Инвентаризации подлежат:
    – наличные деньги;
    – бланки строгой отчетности;
    – денежные документы;
    – ценные бумаги.

    Инвентаризация наличных денежных средств, денежных документов и бланков строгой отчетности производится путем полного (полистного) пересчета. При проверке бланков строгой отчетности комиссия фиксирует начальные и конечные номера бланков.

    В ходе инвентаризации кассы комиссия:
    – проверяет кассовую книгу, отчеты кассира, приходные и расходные кассовые ордера, журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров, доверенности на получение денег, реестр депонированных сумм и другие документы кассовой дисциплины;
    – сверяет суммы, оприходованные в кассу, с суммами, списанными с лицевого (расчетного) счета;
    – поверяет соблюдение кассиром лимита остатка наличных денежных средств, своевременность депонирования невыплаченных сумм зарплаты.

     

    3.8. Инвентаризацию расчетов с дебиторами и кредиторами комиссия проводит с учетом следующих особенностей:
    – определяет сроки возникновения задолженности;
    – выявляет суммы невыплаченной зарплаты (депонированные суммы), а также переплаты сотрудникам;
    – сверяет данные бухучета с суммами в актах сверки с покупателями (заказчиками) и поставщиками (исполнителями, подрядчиками), а также с бюджетом и внебюджетными фондами – по налогам и взносам;
    – проверяет обоснованность задолженности по недостачам, хищениям и ущербам;

    – выявляет кредиторскую задолженность, не востребованную кредиторами, а также дебиторскую задолженность, безнадежную к взысканию и сомнительную в соответствии с положением о задолженности.

     

    3.9. При инвентаризации расходов будущих периодов комиссия проверяет:
    – суммы расходов из документов, подтверждающих расходы будущих периодов, – счетов, актов, договоров, накладных;
    – соответствие периода учета расходов периоду, который установлен в учетной политике;
    – правильность сумм, списываемых на расходы текущего года.

     

    3.10. При инвентаризации резервов предстоящих расходов комиссия проверяет правильность их расчета и обоснованность создания.

    В части резерва по сомнительным долгам проверяется обоснованность сумм, которые не погашены в установленные договорами сроки и не обеспечены соответствующими гарантиями.

    В части резерва на оплату отпусков проверяются:
    – количество дней неиспользованного отпуска;
    – среднедневная сумма расходов на оплату труда;
    – сумма отчислений на обязательное пенсионное, социальное, медицинское страхование и на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний.

     

    3.11. При инвентаризации доходов будущих периодов комиссия проверяет правомерность отнесения полученных доходов к доходам будущих периодов. К доходам будущих периодов относятся в том числе:
    – доходы от аренды;
    – суммы субсидии на финансовое обеспечение государственного задания по соглашению, которое подписано в текущем году на будущий год.

    Также проверяется правильность формирования оценки доходов будущих периодов.

    При инвентаризации, проводимой перед годовой отчетностью, проверяется обоснованность наличия остатков.

     3.12. Инвентаризация драгоценных металлов, драгоценных камней, ювелирных и иных изделий из них проводится в соответствии с разделом III Инструкции, утвержденной приказом Минфина от 09.12.2016 № 231н.

     

    4. Оформление результатов инвентаризации

     

    4.1. Правильно оформленные инвентаризационной комиссией и подписанные всеми ее членами и ответственными лицами инвентаризационные описи (сличительные ведомости), акты о результатах инвентаризации передаются в бухгалтерию для выверки данных фактического наличия имущественно-материальных и других ценностей, финансовых активов и обязательств с данными бухгалтерского учета.

     

    4.2. Выявленные расхождения в инвентаризационных описях (сличительных ведомостях) обобщаются в ведомости расхождений по результатам инвентаризации (ф. 0504092). В этом случае она будет приложением к акту о результатах инвентаризации (ф. 0504835). Акт подписывается всеми членами инвентаризационной комиссии и утверждается руководителем учреждения.

     

    4.3. После завершения инвентаризации выявленные расхождения (неучтенные объекты, недостачи) должны быть отражены в бухгалтерском учете, а при необходимости материалы направлены в судебные органы для предъявления гражданского иска.

     

    4.4. Результаты инвентаризации отражаются в бухгалтерском учете и отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация, а по годовой инвентаризации – в годовом бухгалтерском отчете.

     

    4.5. На суммы выявленных излишков, недостач основных средств, нематериальных активов, материальных запасов инвентаризационная комиссия требует объяснение с ответственного лица по причинам расхождений с данными бухгалтерского учета. Приказом руководителя создается комиссия для проведения внутреннего служебного расследования для выявления виновного лица, допустившего возникновение несохранности доверенных ему материальных ценностей.

     

    График проведения инвентаризации

    Инвентаризация проводится со следующей периодичностью и в сроки.

     


    п/п

    Наименование объектов инвентаризации

    Сроки проведения
    инвентаризации

    Период проведения инвентаризации

    1

    Нефинансовые активы (основные средства, материальные запасы, нематериальные активы)

    Ежегодно
    до 31 декабря

    Год

    2

    Финансовые активы (финансовые вложения, денежные средства на счетах, дебиторская задолженность)

    Ежегодно
    до 31 декабря

    Год

    3

    Ревизия кассы, соблюдение порядка ведения кассовых операций

    Проверка наличия, выдачи и списания бланков строгой отчетности

    ГСМ

    Ежемесячно
    на последний день
    отчетного
    квартала

    Месяц

    4

    Обязательства (кредиторская задолженность):

    Ежегодно на 31 декабря

    Год

    – с подотчетными лицами

     

     

    – с организациями и учреждениями

       

    5

    Внезапные инвентаризации всех видов имущества

    При необходимости в
    соответствии с приказом
    руководителя или
    учредителя